{"text_format":"3","workbook":"xlsx","n_sheets":6,"sheets":["Innledning","Organisatoriske forutsetninger","Dokumentfangst","Tilgjengelighet","Forvaltning","Rapport"],"not_rendered":{"charts":5,"images":1,"defined_names":1},"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"Innledning","index":0,"n_rows":38,"n_cols":4,"rows_kept":38,"merged":[[0,0,1,8],[3,0,14,8],[15,0,15,8],[16,0,31,8],[32,0,32,7],[33,3,33,4],[34,3,34,4],[35,3,35,4],[36,3,36,4],[37,3,37,4]]}
["Egenvurdering av arkivkvalitet i offentlige organ"]
[]
[]
["Arkivverket har laget denne excel-filen som et verktøy for offentlige organer i arbeidet med arkiv og dokumentasjonsforvaltning. Det er ment å fungere som en egenvurdering av arkivholdet, til bruk internt i organet.\nResultatet skal ikke rapporteres til Arkivverket, og Arkivverket får ikke tilgang til resultatene med mindre organet selv velger å sende det til oss.\nVerktøyet kan med fordel brukes over de fleste nivåer i organisasjonen, som del av kartleggingsprosjekter eller som rapporteringsverktøy i linjen. Det er i stor grad tilpasset digitale arkiver, og vil derfor ikke være like aktuelle for rene papirarkiver. \n\nDette verktøyet gir ikke en utfyllende liste over alle faktorer som må være på plass for at arkivholdet i et organ skal kunne regnes som godt, men løfter frem sentrale faktorer for kvalitet i arkivholdet. Resultatet av egenvurderingen viser om det er nødvendig med tiltak for å heve kvaliteten, og eventuelt på hvilke områder.\nEgenvurderingen kan også brukes som utgangspunkt for å be om mer spisset veiledning fra Arkivverket.\n"]
{"$rows_empty":11}
["Hvordan bruke verktøyet"]
["Filen er delt inn i seks faneblader. Etter innledningen i første faneblad kommer fire faneblad hvor organet skal gjøre en egenvurdering i fire hovedkategorier: organisatoriske forutsetninger, dokumentfangst, tilgjengelighet og forvaltning.\nDere skal vurdere hver kvalitetsfaktor og velge det alternativet i kolonnen «Nivå» som best beskriver den gjeldende situasjonen i organet: ikke på plass, noe på plass, mye på plass, alt på plass eller ikke aktuelt. Svaralternativet «ikke aktuelt» brukes hvis en kvalitetsfaktor ikke er relevant for deres organ. Da gir ikke denne faktoren utslag på rapporten i siste faneblad. Klikk på cellen for å få opp nedtrekksmeny med alternativene. Se tabellen under for en illustrasjon av skalaen.\n\nKolonnen «Kommentar» inneholder Arkivverkets utdyping, definisjon, henvisning til lovverk eller lenke til relevante veiledere. Kolonnen «Egne merknader» gir plass til organets egne notater.\n\nPass på å skrolle nedover på hvert faneblad for å være sikker på dere vurderer alle faktorene.\n\nDet siste fanebladet gir en automatisk oppsummering og vurdering av arkivkvalitet, både overordnet og for hver hovedkategori.\n\nEstimert tidsbruk for å fylle ut de fire fanebladene er ca. 1-2 timer."]
{"$rows_empty":15}
["Skala for egenvurdering"]
[null,null,"Under 24 % - Ikke på plass","Dette har vi ikke noen skriftlig oversikt over"]
[null,null,"25-49 % -  Noe på plass","Enkelte fagområder/avdelinger har tatt en slik gjennomgang"]
[null,null,"50-74 % - Mye på plass","Vi har en oversikt som dekker det meste, men den er ikke oppdatert"]
[null,null,"Over 75 % - Alt på plass","Vi har hatt en full gjennomgang og dokumentert dokumentasjonspliktene i arkivplanen"]
[null,null,"Ikke aktuelt","Ikke relevant for organet/virksomheten"]

{"sheet":"Organisatoriske forutsetninger","index":1,"n_rows":39,"n_cols":5,"rows_kept":39,"merged":[[0,0,1,4],[2,0,2,4],[3,0,3,2],[4,0,4,4],[12,0,12,4],[20,0,20,2],[26,0,26,4],[31,0,31,4],[33,2,37,2]]}
["ORGANISATORISKE FORUTSETNINGER"]
[]
["Alle offentlige virksomheter er pliktige til å ha arkiv, og til å sørge for at arkivet er en kvalitetssikret informasjonskilde både for samtiden og ettertiden. Arkivet skal dokumentere organets strategier, funksjoner, beslutninger, prosedyrer, handlinger og aktiviteter, uavhengig av dokumentasjonens format eller egenskaper. Disse dokumentasjonspliktene sikres gjennom gode rutiner og internkontroll. Et godt fungerende arkiv avhenger av ledelsesforankring og tydelige fullmakter, tverrfaglig samarbeid, arbeid med prosesser, opplæring og bevisstgjøring."]
[]
["Organisering av arkivet"]
["Faktorer for arkivkvalitet ","Nivå","Kommentar",null,"Egne merknader"]
["Ansvar for arkivet er forankret i toppledelsen","Over 75 % - Alt på plass","Arkivansvaret skal være forstått, erkjent og fulgt opp, og fullmakter og delegasjoner skal være dokumentert i arkivplanen ",{"$f":"IF(B7=Innledning!C$34,1,IF(B7=Innledning!C$35,2,IF(B7=Innledning!C$36,3,IF(B7=Innledning!C$37,4,\"\"))))","v":4}]
["Organisatorisk ansvar er plassert","Over 75 % - Alt på plass","Organisering og ansvar skal være godt dokumentert, se  \"Veileder for dokumentasjon av arkivansvar\", på Arkivverkets hjemmesider",{"$f":"IF(B8=Innledning!C$34,1,IF(B8=Innledning!C$35,2,IF(B8=Innledning!C$36,3,IF(B8=Innledning!C$37,4,\"\"))))","v":4}]
["Fullmakter er delegert for utøvelse av ansvar, også til eksterne hvis aktuelt","Over 75 % - Alt på plass","Delegering av arkivoppgaver kan eksempelvis skje fra ledelse og nedover i et organ, eller fra organet og ut til eksterne aktører",{"$f":"IF(B9=Innledning!C$34,1,IF(B9=Innledning!C$35,2,IF(B9=Innledning!C$36,3,IF(B9=Innledning!C$37,4,\"\"))))","v":4}]
["Arkivoppgaver satt ut til eksterne er tydelig beskrevet i tjenesteavtaler","Ikke aktuelt","Ansvaret kan ikke tjenesteutsettes. Tjenesteavtaler med private aktører bør ha krav om at regelverket for offentlig arkiv skal følges",{"$f":"IF(B10=Innledning!C$34,1,IF(B10=Innledning!C$35,2,IF(B10=Innledning!C$36,3,IF(B10=Innledning!C$37,4,\"\"))))","v":""}]
["Tilstrekkelige ressurser er dedikert til arkiv","50-74 % - Mye på plass","Tilstrekkelig betyr at det er nok ressurser til å gjennomføre både periodiske og rutinemessige oppgaver. Ressurser kan eksempelvis være ansatte i arkivtjenesten, bevilgninger og/eller teknologiske løsninger",{"$f":"IF(B11=Innledning!C$34,1,IF(B11=Innledning!C$35,2,IF(B11=Innledning!C$36,3,IF(B11=Innledning!C$37,4,\"\"))))","v":3}]
[{"$nulls":3},{"$f":"AVERAGE(D7:D11)","v":3.75}]
["Samarbeid"]
["Faktorer for arkivkvalitet ","Nivå","Kommentar",null,"Egne merknader"]
["Ledelsen samarbeider med arkivansvarlig","Over 75 % - Alt på plass","Det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i et offentlig organ ligger hos den øverste ledelsen. Derfor er samarbeid mellom ledelse og arkivansvarlig viktig",{"$f":"IF(B15=Innledning!C$34,1,IF(B15=Innledning!C$35,2,IF(B15=Innledning!C$36,3,IF(B15=Innledning!C$37,4,\"\"))))","v":4}]
["Det er etablert prosedyrer for involvering av arkivansvarlig ved innkjøp og utvikling av system","Over 75 % - Alt på plass","Arkivansvarlig bør involveres så tidlig som mulig i prosessen for å sikre at arkivbehov ivaretas, helst i designfasen",{"$f":"IF(B16=Innledning!C$34,1,IF(B16=Innledning!C$35,2,IF(B16=Innledning!C$36,3,IF(B16=Innledning!C$37,4,\"\"))))","v":4}]
["Arkivtjenesten og fagenhetene samarbeider","50-74 % - Mye på plass","Samarbeid mellom arkivtjeneste og fagenheter er viktig for å sikre arkivverdig dokumentasjon, da det ofte er fagenhetene som eier systemene som danner dokumentasjonen",{"$f":"IF(B17=Innledning!C$34,1,IF(B17=Innledning!C$35,2,IF(B17=Innledning!C$36,3,IF(B17=Innledning!C$37,4,\"\"))))","v":3}]
["Arkivtjenester i organet er satt ut til eksterne","Ikke aktuelt","Avtaler som omhandler delegering av arkivoppgaver til eksterne aktører, skal legges ved arkivplanen.",{"$f":"IF(B18=Innledning!C$34,1,IF(B18=Innledning!C$35,2,IF(B18=Innledning!C$36,3,IF(B18=Innledning!C$37,4,\"\"))))","v":""}]
["Det er etablert et samarbeid med eksternt depot (Arkivverket, et IKA, byarkiv, fylkesarkiv eller privat aktør)","Over 75 % - Alt på plass","Dersom det ikke er etablert et samarbeid med eksternt depot, er organet selv depot og må ha lokaler som er godkjent for dette i henhold til Riksarkivarens forskrift kap. 2",{"$f":"IF(B19=Innledning!C$34,1,IF(B19=Innledning!C$35,2,IF(B19=Innledning!C$36,3,IF(B19=Innledning!C$37,4,\"\"))))","v":4}]
[{"$nulls":3},{"$f":"AVERAGE(D15:D19)","v":3.75}]
["Dokumentasjonskrav og -behov"]
["Faktorer for arkivkvalitet ","Nivå","Kommentar",null,"Egne merknader"]
["Kartlegging av organets funksjoner og prosesser er gjennomført for alle fagområder","50-74 % - Mye på plass","Se vår veileder \"Metode for identifisering og sikring av dokumentasjon\" på Arkivverkets hjemmesider",{"$f":"IF(B23=Innledning!C34,1,IF(B23=Innledning!C35,2,IF(B23=Innledning!C36,3,IF(B23=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":3}]
["Dokumentasjonspliktene er kartlagt og dokumentert av organet i de ulike arkivene/systemene","Under 24 % - Ikke på plass","Dokumentasjonspliketene er gitt i forvaltningsloverket og ulike særlover",{"$f":"IF(B24=Innledning!C34,1,IF(B24=Innledning!C35,2,IF(B24=Innledning!C36,3,IF(B24=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":1}]
["Organet har verktøy, metoder, rutiner og prosedyrer for fangst av dokumentasjon","50-74 % - Mye på plass","Det er viktig at dette er på plass for alle elektroniske systemer",{"$f":"IF(B25=Innledning!C34,1,IF(B25=Innledning!C35,2,IF(B25=Innledning!C36,3,IF(B25=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":3}]
[{"$nulls":3},{"$f":"AVERAGE(D23:D25)","v":2.3333333333333335}]
["Kompetanse og opplæring"]
["Faktorer for arkivkvalitet ","Nivå","Kommentar",null,"Egne merknader"]
["Ansatte i organet har fått tilstrekkelig opplæring i hva som skal arkiveres, og hvilke ulike systemer det skal arkiveres og/eller journalføres i","50-74 % - Mye på plass","Det må være en bevissthet rundt behovet for dokumentasjon i et arkivfaglig perspektiv, og det forutsetter opplæring",{"$f":"IF(B29=Innledning!C34,1,IF(B29=Innledning!C35,2,IF(B29=Innledning!C36,3,IF(B29=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":3}]
["Ansatte har kompetanse til å arkivere fra ulike typer medium","50-74 % - Mye på plass","Det er viktig at det gjennomføres opplæring for å sette ansatte i stand til å arkivere fra ulike typer medium",{"$f":"IF(B30=Innledning!C34,1,IF(B30=Innledning!C35,2,IF(B30=Innledning!C36,3,IF(B30=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":3}]
[{"$nulls":3},{"$f":"AVERAGE(D29:D30)","v":3}]
["Arkivplan og internkontroll"]
["Faktorer for arkivkvalitet ","Nivå","Kommentar",null,"Egne merknader"]
["Arkivplanen er ajourført","50-74 % - Mye på plass","Hva en arkivplan må inneholde er gjort rede for i Riksarkivarens forskrift. På Arkivverkts hjemmeside finner dere også veilederne \"Veileder for systemoversikt med beskrivelser\" og \"Etablere internkontroll for arkiv\", som kan benyttes i arbeidet med arkivplan og internkontroll",{"$f":"IF(B34=Innledning!C34,1,IF(B34=Innledning!C35,2,IF(B34=Innledning!C36,3,IF(B34=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":3}]
["Arkivplanen inneholder en bestandsoversikt over passive og aktive arkiv, både analoge og digitale","Over 75 % - Alt på plass",null,{"$f":"IF(B35=Innledning!C34,1,IF(B35=Innledning!C35,2,IF(B35=Innledning!C36,3,IF(B35=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Arkivplanen inneholder et organisasjonskart som beskriver hvordan, og av hvem, arbeidet med arkiv og dokumentasjon gjennomføres","Over 75 % - Alt på plass",null,{"$f":"IF(B36=Innledning!C34,1,IF(B36=Innledning!C35,2,IF(B36=Innledning!C36,3,IF(B36=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Arkivplanen viser hvilke instrukser, regler og planer som gjelder for arkivarbeidet","Over 75 % - Alt på plass",null,{"$f":"IF(B37=Innledning!C34,1,IF(B37=Innledning!C35,2,IF(B37=Innledning!C36,3,IF(B37=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Fullmakter og delegasjoner er dokumentert i arkivplanen","Over 75 % - Alt på plass",null,{"$f":"IF(B38=Innledning!C34,1,IF(B38=Innledning!C35,2,IF(B38=Innledning!C36,3,IF(B38=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
[{"$nulls":3},{"$f":"AVERAGE(D34:D38)","v":3.8}]

{"sheet":"Dokumentfangst","index":2,"n_rows":35,"n_cols":5,"rows_kept":35,"merged":[[0,0,1,4],[2,0,2,4],[3,0,3,2],[4,0,4,4],[8,2,11,2],[18,0,18,4],[20,2,33,2]]}
["DOKUMENTFANGST"]
[]
["Dokumentfangst innebærer at dokumenter identifiseres, arkiveres, fryses og tilføres metadata. Prosessene skal sørge for at dokumentet bevares uforandret i sin originale form, beskyttet mot all fremtidig endring. Arkiv i seg selv er ikke målet, men et middel for å oppnå ting vi tar som en selvfølge. Vi tar vare på data, dokumenter og beslutninger slik at: vi kan finne igjen, dele og gjenbruke tidligere arbeid, at vi blir effektive og unngår dobbeltarbeid, at vi kan bevise hva som har skjedd (det handler om rettsikkerhet, etterrettelighet og demokrati), og at ettertiden kan bygge på våre erfaringer (det handler om forskning og kulturarv). Forutsetning for gode arkiv er at man kjenner opphavssituasjonen til den arkiverte informasjonen. Det er metadataene (data om data) som binder dokumentene til den konteksten de er skapt i. Metadataene sikrer de elektroniske dokumentenes autentisitet og dermed deres bevisverdi. Uten metadata vil ikke dokumenter ha verdi som arkivdokumenter. Metadata er også viktig for fremfinning, tilgangsstyring og skjerming, i tillegg til å styre bevaring og kassasjon."]
[]
["Dokumentfangst skjer fortløpende"]
["Faktorer for arkivkvalitet ","Nivå","Kommentar",null,"Egne merknader"]
["Fangst og registrering av arkivinformasjon, journalføring, er ajour","Over 75 % - Alt på plass","Dette er en forutsetning for tillitt til at det er autentisk dokumentasjon. Troverdigheten og bevisverdien øker ved rask registrering. Med ajor menes her fortløpende, og så raskt som praktisk mulig, etter at dokumentasjon er mottatt eller identifisert (Riksarkivarens forskrift § 3-2)",{"$f":"IF(B7=Innledning!C34,1,IF(B7=Innledning!C35,2,IF(B7=Innledning!C36,3,IF(B7=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Dokumentfangsten er innrett slik at organet har fullgod dokumentasjon på alle aktiviteter og fagområder","50-74 % - Mye på plass",{"$f":"IF(B8=Innledning!C34,1,IF(B8=Innledning!C35,2,IF(B8=Innledning!C36,3,IF(B8=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":3}]
["Dokumentasjonen er pålitelig og representerer en fullstendig og nøyaktig gjengivelse av aktivitetene som skal dokumenteres","Over 75 % - Alt på plass","Arkivert informasjon skal ikke kunne endres av uautorisert bruker. Alle tillatte endringer skal være lovlige og kunne etterprøves. For utdypende informasjon se ISO 15489 og ISO 30300",{"$f":"IF(B9=Innledning!C34,1,IF(B9=Innledning!C35,2,IF(B9=Innledning!C36,3,IF(B9=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Dokumentasjonen organet legger inn i de elektroniske systemene er komplette og uendret, og er etter journalføring sikret mot uatoriserte endringer","Over 75 % - Alt på plass",null,{"$f":"IF(B10=Innledning!C34,1,IF(B10=Innledning!C35,2,IF(B10=Innledning!C36,3,IF(B10=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Dokumentasjonen til organet er anvendelig og kan gjenfinnes, hentes, vises og tolkes","Over 75 % - Alt på plass",null,{"$f":"IF(B11=Innledning!C34,1,IF(B11=Innledning!C35,2,IF(B11=Innledning!C36,3,IF(B11=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Opphavssituasjonen til organets dokumentasjon er autentisk; det vil si at det er kjent når dokumentasjonen er skapt, hvor, av hvem og til hvilket formål ","Over 75 % - Alt på plass",null,{"$f":"IF(B12=Innledning!C34,1,IF(B12=Innledning!C35,2,IF(B12=Innledning!C36,3,IF(B12=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Systemer som inneholder bevaringsverdig informasjon logger fangst, og alle etterfølgende hendelser og handlinger er utført på dokumentasjonen","Over 75 % - Alt på plass","Det skal legges ved en oversikt over disse systemene i arkivplanen (Riksarkivarens forskrift kapittel 3)",{"$f":"IF(B13=Innledning!C34,1,IF(B13=Innledning!C35,2,IF(B13=Innledning!C36,3,IF(B13=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Overføring fra produksjonssystem til arkivsystem skjer uten vesentlig tap av informasjon og metadata","Over 75 % - Alt på plass","Det er viktig at det er definert hva som skal bevares og at dette blir overført. APIer/integrasjoner  er satt opp korrekt, slik at man ikke har metadatatap",{"$f":"IF(B14=Innledning!C34,1,IF(B14=Innledning!C35,2,IF(B14=Innledning!C36,3,IF(B14=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Det benyttes forhåndsdefinerte metadata (Noark) og virksomehtesspesifikke metadata (fagsystem) for strukturering og gjenfinning av  dokumentasjon","Over 75 % - Alt på plass","Forhåndsdefinerte metadata bør baseres på en standard for beste praksis",{"$f":"IF(B15=Innledning!C34,1,IF(B15=Innledning!C35,2,IF(B15=Innledning!C36,3,IF(B15=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Tilgang over tid er sikret ved at dokumenter konverteres til anvendbare og bestandige format","Over 75 % - Alt på plass","Se Riksarkivarens forskrift kapittel 5, særskilt § 5-17  ",{"$f":"IF(B16=Innledning!C34,1,IF(B16=Innledning!C35,2,IF(B16=Innledning!C36,3,IF(B16=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Metadata som er nødvendig for å opprettholde tilliten til dokumentasjonen blir kvalitetssikret","Over 75 % - Alt på plass","Det er loggmetadata som i størst grad er med på å opprettholde dokumentasjonens autentisitet. Metadata er data om data, altså informasjon som beskriver annen informasjon. Dette er en elektronisk fil som kan være representert som et tekstdokument, et bilde eller en film. Typiske metadata er emneord, tittel og tidspunkt for opprettelse og endring av dokumentet",{"$f":"IF(B17=Innledning!C34,1,IF(B17=Innledning!C35,2,IF(B17=Innledning!C36,3,IF(B17=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
[{"$nulls":3},{"$f":"AVERAGE(D7:D17)","v":4}]
["Rutiner for å arkivere informasjon er på plass"]
["Faktorer for arkivkvalitet ","Nivå","Kommentar",null,"Egne merknader"]
["Papirdokumenter fysisk eller digitalt etter skanning","Over 75 % - Alt på plass","Rutiner er på plass og det tekniske er på plass for arkivering av informasjon fra ulike medium og ulike formater",{"$f":"IF(B21=Innledning!C34,1,IF(B21=Innledning!C35,2,IF(B21=Innledning!C36,3,IF(B21=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Digitale dokumenter","Over 75 % - Alt på plass",null,{"$f":"IF(B22=Innledning!C34,1,IF(B22=Innledning!C35,2,IF(B22=Innledning!C36,3,IF(B22=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Fysiske modeller","Ikke aktuelt",null,{"$f":"IF(B23=Innledning!C34,1,IF(B23=Innledning!C35,2,IF(B23=Innledning!C36,3,IF(B23=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":""}]
["Møtereferater","Over 75 % - Alt på plass",null,{"$f":"IF(B24=Innledning!C34,1,IF(B24=Innledning!C35,2,IF(B24=Innledning!C36,3,IF(B24=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["SMS","Over 75 % - Alt på plass",null,{"$f":"IF(B25=Innledning!C34,1,IF(B25=Innledning!C35,2,IF(B25=Innledning!C36,3,IF(B25=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["e-post","Over 75 % - Alt på plass",null,{"$f":"IF(B26=Innledning!C34,1,IF(B26=Innledning!C35,2,IF(B26=Innledning!C36,3,IF(B26=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Lydfiler","Over 75 % - Alt på plass",null,{"$f":"IF(B27=Innledning!C34,1,IF(B27=Innledning!C35,2,IF(B27=Innledning!C36,3,IF(B27=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Sosiale medier (facebook, twitter etc.)","Under 24 % - Ikke på plass",null,{"$f":"IF(B28=Innledning!C34,1,IF(B28=Innledning!C35,2,IF(B28=Innledning!C36,3,IF(B28=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":1}]
["Interne dokumenter/notater/diskusjoner","Over 75 % - Alt på plass",null,{"$f":"IF(B29=Innledning!C34,1,IF(B29=Innledning!C35,2,IF(B29=Innledning!C36,3,IF(B29=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Samhandlingsløsninger (Sharepoint etc.)","Under 24 % - Ikke på plass",null,{"$f":"IF(B30=Innledning!C34,1,IF(B30=Innledning!C35,2,IF(B30=Innledning!C36,3,IF(B30=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":1}]
["Fellesområder (filserver)","Under 24 % - Ikke på plass",null,{"$f":"IF(B31=Innledning!C34,1,IF(B31=Innledning!C35,2,IF(B31=Innledning!C36,3,IF(B31=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":1}]
["Prosjektportaler/prosjektverktøy","Under 24 % - Ikke på plass",null,{"$f":"IF(B32=Innledning!C34,1,IF(B32=Innledning!C35,2,IF(B32=Innledning!C36,3,IF(B32=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":1}]
["Web-baserte skjemaer","Over 75 % - Alt på plass",null,{"$f":"IF(B33=Innledning!C34,1,IF(B33=Innledning!C35,2,IF(B33=Innledning!C36,3,IF(B33=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Strukturert informasjon/dokumentasjon som der og da utgjør et beslutningsgrunnlag","Over 75 % - Alt på plass",null,{"$f":"IF(B34=Innledning!C34,1,IF(B34=Innledning!C35,2,IF(B34=Innledning!C36,3,IF(B34=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
[{"$nulls":3},{"$f":"AVERAGE(D21:D34)","v":3.076923076923077}]

{"sheet":"Tilgjengelighet","index":3,"n_rows":30,"n_cols":5,"rows_kept":30,"merged":[[0,0,1,4],[2,0,2,4],[3,0,3,2],[4,0,4,4],[11,0,11,4],[16,0,16,4],[21,0,21,4],[27,0,27,4]]}
["TILGJENGELIGHET"]
[]
["Formålet med å ta vare på og å langtidsbevare dokumentasjon er å gjøre den tilgjengelig i samtid og ettertid. Innholdet i arkivet skal være tilgjengelig for all berettiget bruk. Tilgjengeligjøring skal gagne både organet selv, forsknigsaktører, annet publikum og intereserte parter."]
[]
["Dokumentasjonen er tilgjengelig/anvendelig "]
["Faktorer for arkivkvalitet ","Nivå","Kommentar",null,"Egne merknader"]
["Systemer for tilgjengeliggjøring ivaretar også behov for nødvendig skjerming og gradering av informasjon","Over 75 % - Alt på plass","Informasjon som av  hensyn til sikkerhet eller personvernhensyn skal skjermes mot innsyn som regulert i lovverk, forskrifter og GDPR",{"$f":"IF(B7=Innledning!C34,1,IF(B7=Innledning!C35,2,IF(B7=Innledning!C36,3,IF(B7=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Arkivmaterialet er tilrettelagt for gjenbruk","Over 75 % - Alt på plass","Dette gjelder for både digtalt arkiv og papirarkiv",{"$f":"IF(B8=Innledning!C34,1,IF(B8=Innledning!C35,2,IF(B8=Innledning!C36,3,IF(B8=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Alle arkiv er tilgjengelig for innsyn i henhold til arkivlov med forskrifter, offentlighetsloven, forvaltningsloven, personopplysningsloven og relevante særlover","Over 75 % - Alt på plass","Ulike lover regulerer innsynsrettigheter som organet må kunne ivareta",{"$f":"IF(B9=Innledning!C34,1,IF(B9=Innledning!C35,2,IF(B9=Innledning!C36,3,IF(B9=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Arkivmateriale skal være vernet mot mulige skader og uatorisert tilgang","Over 75 % - Alt på plass","Gjelder både arkiv i fysiske rom og på digitale platformer. Se Riksarkivarens forskrift kapittel 2 for mer informasjon",{"$f":"IF(B10=Innledning!C34,1,IF(B10=Innledning!C35,2,IF(B10=Innledning!C36,3,IF(B10=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
[{"$nulls":3},{"$f":"AVERAGE(D7:D10)","v":4}]
["Tilgjengelighet til dagligarkiv hos organet"]
["Faktorer for arkivkvalitet ","Nivå","Kommentar",null,"Egne merknader"]
["Arkivet er tilgjengelig for ansatte i organet i deres oppgaveløsning","Over 75 % - Alt på plass","Gjelder oppslag i de ulike systemene",{"$f":"IF(B14=Innledning!C$34,1,IF(B14=Innledning!C$35,2,IF(B14=Innledning!C$36,3,IF(B14=Innledning!C$37,4,\"\"))))","v":4}]
["Arkivet er tilgjengelig for eksterne via en innsynsportal eller lignende","Over 75 % - Alt på plass","Gjelder alle arkiv som innholder journalføringspliktig informasjon",{"$f":"IF(B15=Innledning!C$34,1,IF(B15=Innledning!C$35,2,IF(B15=Innledning!C$36,3,IF(B15=Innledning!C$37,4,\"\"))))","v":4}]
[{"$nulls":3},{"$f":"AVERAGE(D14:D15)","v":4}]
["Organets bortsatte arkiv er tilgjengelige"]
["Faktorer for arkivkvalitet ","Nivå","Kommentar",null,"Egne merknader"]
["Bortsatte arkiver er tilgjengelig for ansatte i organet i deres oppgaveløsning","Over 75 % - Alt på plass","Tilgang til periodiserte og bortsatte arkiv, elektroniske og på papir",{"$f":"IF(B19=Innledning!C34,1,IF(B19=Innledning!C35,2,IF(B19=Innledning!C36,3,IF(B19=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Bortsatte arkiver er tilgjengelig for eksterne via en innsynsportal eller lignende ","Over 75 % - Alt på plass","Gjelder alle arkiv som innholder journalføringspliktig informasjon",{"$f":"IF(B20=Innledning!C$34,1,IF(B20=Innledning!C$35,2,IF(B20=Innledning!C$36,3,IF(B20=Innledning!C$37,4,\"\"))))","v":4}]
[{"$nulls":3},{"$f":"AVERAGE(D19:D20)","v":4}]
["Tilgjengelighet til deponert/avlevert arkiv"]
["Faktorer for arkivkvalitet ","Nivå","Kommentar",null,"Egne merknader"]
["Deponert eller avlevert arkivmateriale er listeført på en slik måte at det er mulig å gjenfinne","Over 75 % - Alt på plass","Det er viktig at arkivplanen beskriver dette uttømmende, både rutiner for listeføring og selve listene over gjeldende materiale. ",{"$f":"IF(B24=Innledning!C34,1,IF(B24=Innledning!C35,2,IF(B24=Innledning!C36,3,IF(B24=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Organet er tilknyttet et depot","Over 75 % - Alt på plass","Offentlige organ skal ha ordninger for arkivdepot for arkivene sine ",{"$f":"IF(B25=Innledning!C$34,1,IF(B25=Innledning!C$35,2,IF(B25=Innledning!C$36,3,IF(B25=Innledning!C$37,4,\"\"))))","v":4}]
["Organet er ikke tilknyttet et depot, men er depot selv for egene arkiv","Ikke aktuelt","Dersom det ikke er etablert et samarbeid med eksternt depot, er organet selv depot og må ha lokaler som er godkjent for dette i henhold til Riksarkivarens forskrift kap. 2",{"$f":"IF(B26=Innledning!C$34,1,IF(B26=Innledning!C$35,2,IF(B26=Innledning!C$36,3,IF(B26=Innledning!C$37,4,\"\"))))","v":""}]
[{"$nulls":3},{"$f":"AVERAGE(D24:D26)","v":4}]
["Tilgjengeliggjøring av analogt arkiv"]
["Faktorer for arkivkvalitet ","Nivå","Kommentar",null,"Egne merknader"]
["Organet har en plan for at arkivmateriale på papir i fremtiden blir tilrettelagt for digital tilgjengeligjøring","Ikke aktuelt","Se vår Veileder for mediekonvertering av papirarkiver på Arkivverkets nettsider",{"$f":"IF(B30=Innledning!C$34,1,IF(B30=Innledning!C$35,2,IF(B30=Innledning!C$36,3,IF(B30=Innledning!C$37,4,\"\"))))","v":""}]

{"sheet":"Forvaltning","index":4,"n_rows":28,"n_cols":5,"rows_kept":28,"merged":[[0,0,1,4],[2,0,2,4],[3,0,3,2],[4,0,4,4],[9,0,9,4],[15,0,15,4],[23,0,23,4]]}
["FORVALTNING AV ARKIV"]
[]
["Forvaltningen av arkivmateriale skal legge til rette for at den er tilgjengelig for virksomheten selv, og for samfunnet for øvrig. For å sikre tilgang til arkivmateriale over tid, må man ta stilling til om informasjonen skal være tilgjengelig lenger enn forventet levetid på systemet den opprettes og lagres i."]
[]
["Sikring av tilgang over tid"]
["Faktorer for arkivkvalitet ","Nivå","Kommentar",null,"Egne merknader"]
["Det er planer for når det skal gjøres uttrekk fra originalsystemet før systemet tas ut av bruk, og stenges for drift og danning av dokumentasjon","Over 75 % - Alt på plass","Uttrekk tas fra orginalsystem og deponeres / avleveres. En kopi av databasen kan med fordel tilgjengeliggjøres for oppslag (lesing) i nytt system. Migrering mellom eldre løsning og ny løsning er ikke anbefalt og sjeldent ønskelig.",{"$f":"IF(B7=Innledning!C34,1,IF(B7=Innledning!C35,2,IF(B7=Innledning!C36,3,IF(B7=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Konvertering gjennomføres slik at nødvendig funksjonalitet og dokumentasjonens integritet, samt autentisitet opprettholdes","Over 75 % - Alt på plass","Det er viktig at organet selv har kompetanse og rutiner for å vurdere når konvertering bør skje.",{"$f":"IF(B8=Innledning!C34,1,IF(B8=Innledning!C35,2,IF(B8=Innledning!C36,3,IF(B8=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
[{"$nulls":3},{"$f":"AVERAGE(D7:D8)","v":4}]
["Periodisering"]
["Faktorer for arkivkvalitet ","Nivå","Kommentar",null,"Egne merknader"]
["Det finnes en plan for periodisering av alle typer arkiv og alle hendelser som kan utløse behov for periodisering","Over 75 % - Alt på plass","Dette kan gjelde for systembytte, omorganiseringer og andre endringer som påvirker arkivholdet",{"$f":"IF(B12=Innledning!C34,1,IF(B12=Innledning!C35,2,IF(B12=Innledning!C36,3,IF(B12=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Avsluttede arkiv (systemer og arkivserier) er tilgjengelig for all berettiget bruk","Over 75 % - Alt på plass","Organet må ha hjelpemiddeler til å finne fram i elektronisk journaler og arkiv",{"$f":"IF(B13=Innledning!C34,1,IF(B13=Innledning!C35,2,IF(B13=Innledning!C36,3,IF(B13=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Det finnes en plan for vedlikehold av avsluttede arkivperioder frem til deponering og/eller avlevering","50-74 % - Mye på plass","Kommuner deponerer, statlige organer deponerer og / eller avleverer",{"$f":"IF(B14=Innledning!C34,1,IF(B14=Innledning!C35,2,IF(B14=Innledning!C36,3,IF(B14=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":3}]
[{"$nulls":3},{"$f":"AVERAGE(D12:D14)","v":3.6666666666666665}]
["Kassasjon"]
["Faktorer for arkivkvalitet ","Nivå","Kommentar",null,"Egne merknader"]
["Det finnes en bevarings- og kassasjonsplan som omfatter alt arkivmateriale i statlige organer","Ikke aktuelt","Bevaring-kassasjonsplan skal være godkjent av Riksarkivaren før den tas i bruk",{"$f":"IF(B18=Innledning!C34,1,IF(B18=Innledning!C35,2,IF(B18=Innledning!C36,3,IF(B18=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":""}]
["Bevarings- og kassasjonsplanen har oppdaterte kassasjonsfrister i kommunale organer","Over 75 % - Alt på plass","I henhold til forvaltningsloverket og særlover",{"$f":"IF(B19=Innledning!C34,1,IF(B19=Innledning!C35,2,IF(B19=Innledning!C36,3,IF(B19=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Bevarings- og kassasjonsreglene er tatt i bruk i de digitale systemene","Ikke aktuelt","Gjelder alle forvaltningsorganer",{"$f":"IF(B20=Innledning!C34,1,IF(B20=Innledning!C35,2,IF(B20=Innledning!C36,3,IF(B20=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":""}]
["Arkivbegrensninger og kassasjon er planlagt og gjennomført før bortsetting/uttrekk","Over 75 % - Alt på plass","Dette gjelder per arkivserie, system, arkivdel med mer",{"$f":"IF(B21=Innledning!C34,1,IF(B21=Innledning!C35,2,IF(B21=Innledning!C36,3,IF(B21=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Det finnes lister over kassert materiale","25-49 % -  Noe på plass","Gjelder både hjemlet og uhjemlet kassasjon. Uhjemlet kassasjon kan være dokumentasjon tapt ved flom, brann, innbrudd, hacking eller lignende",{"$f":"IF(B22=Innledning!C34,1,IF(B22=Innledning!C35,2,IF(B22=Innledning!C36,3,IF(B22=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":2}]
[{"$nulls":3},{"$f":"AVERAGE(D18:D22)","v":3.3333333333333335}]
["Uttrekk"]
["Faktorer for arkivkvalitet ","Nivå","Kommentar",null,"Egne merknader"]
["Det finnes en plan for digitale uttrekk fra passive og aktive systemer","Over 75 % - Alt på plass","Uttrekk av digital informasjon til systemuavhengige format er en metode for å redusere risiko for at informasjonen går tapt eller blir utilgjengelig",{"$f":"IF(B26=Innledning!C34,1,IF(B26=Innledning!C35,2,IF(B26=Innledning!C36,3,IF(B26=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":4}]
["Det er gjort uttrekk fra digitale systemer som er faset ut av bruk, fra avsluttede perioder, eller arkivdeler","50-74 % - Mye på plass","Når uttrekk fra system er tatt, må uttrekkene godkjennes av mottakkerdepotet før systemet det er gjort utrekk fra kan fases ut",{"$f":"IF(B27=Innledning!C34,1,IF(B27=Innledning!C35,2,IF(B27=Innledning!C36,3,IF(B27=Innledning!C37,4,\"\"))))","v":3}]
[{"$nulls":3},{"$f":"AVERAGE(D26:D27)","v":3.5}]

{"sheet":"Rapport","index":5,"n_rows":64,"n_cols":13,"rows_kept":64,"merged":[[0,0,0,16],[2,1,2,4],[2,5,2,8],[2,9,2,11],[2,12,2,15],[3,1,3,4],[3,5,3,8],[3,9,3,11],[3,12,3,15],[5,0,5,16],[7,7,7,8],[16,0,16,16],[18,7,18,8],[28,0,28,16],[30,7,30,8],[39,7,39,8],[40,0,40,16],[42,7,42,8],[52,0,52,16],[54,7,54,8],[63,7,63,8]]}
["ARKIVKVALITET"]
[]
[null,"Kritiske mangler:",{"$nulls":3},"Store mangler:",{"$nulls":3},"Mangler:",null,null,"Det meste ivaretatt:"]
[null,"Alvorlig lav",{"$nulls":3},"Svak",{"$nulls":3},"Moderat",null,null,"God"]
[]
["OVERORDNET VURDERING"]
[]
["Vurdering av arkivalitetsnivå",{"$nulls":6},{"$f":"IF(A15<1.49,Rapport!B4,IF(A15<2.49,Rapport!F4,IF(A15<3.49,Rapport!J4,Rapport!M4)))","v":"God"},null,{"$f":"A15","v":{"v":3.622532051282051,"d":"3.62"}},"i gjennomsnitt av 4 oppnåelige poeng."]
[]
[]
[{"$f":"J19","v":{"v":3.3266666666666667,"d":"3.33"}},{"$f":"A17","v":"ORGANISATORISKE FORUTSETNINGER"}]
[{"$f":"J31","v":{"v":3.5384615384615383,"d":"3.54"}},{"$f":"A29","v":"DOKUMENTFANGST"}]
[{"$f":"J43","v":{"v":4,"d":"4.00"}},{"$f":"A41","v":"TILGJENGELIGHET"}]
[{"$f":"J55","v":{"v":3.625,"d":"3.63"}},{"$f":"A53","v":"FORVALTNING AV ARKIV"}]
[{"$f":"AVERAGE(A11:A14)","v":{"v":3.622532051282051,"d":"3.62"}}]
[]
[{"$f":"'Organisatoriske forutsetninger'!A1","v":"ORGANISATORISKE FORUTSETNINGER"}]
[]
["Vurdering av arkivalitetsnivå",{"$nulls":6},{"$f":"IF(H28<1.49,Rapport!B4,IF(H28<2.49,Rapport!F4,IF(H28<3.49,Rapport!J4,Rapport!M4)))","v":"Moderat"},null,{"$f":"H28","v":{"v":3.3266666666666667,"d":"3.33"}},"i gjennomsnitt av 4 oppnåelige poeng."]
[]
[]
[null,"Faktor",{"$nulls":5},"Nivå",null,null,"A"]
[null,{"$f":"'Organisatoriske forutsetninger'!A5","v":"Organisering av arkivet"},{"$nulls":5},{"$f":"'Organisatoriske forutsetninger'!D12","v":{"v":3.75,"d":"3.8"}}]
[null,{"$f":"'Organisatoriske forutsetninger'!A13","v":"Samarbeid"},{"$nulls":5},{"$f":"'Organisatoriske forutsetninger'!D20","v":{"v":3.75,"d":"3.8"}}]
[null,{"$f":"'Organisatoriske forutsetninger'!A21","v":"Dokumentasjonskrav og -behov"},{"$nulls":5},{"$f":"'Organisatoriske forutsetninger'!D26","v":{"v":2.3333333333333335,"d":"2.3"}}]
[null,{"$f":"'Organisatoriske forutsetninger'!A27","v":"Kompetanse og opplæring"},{"$nulls":5},{"$f":"'Organisatoriske forutsetninger'!D31","v":{"v":3,"d":"3.0"}}]
[null,{"$f":"'Organisatoriske forutsetninger'!A32","v":"Arkivplan og internkontroll"},{"$nulls":5},{"$f":"'Organisatoriske forutsetninger'!D39","v":3.8}]
[{"$nulls":7},{"$f":"AVERAGE('Organisatoriske forutsetninger'!D12,'Organisatoriske forutsetninger'!D20,'Organisatoriske forutsetninger'!D26,'Organisatoriske forutsetninger'!D31,'Organisatoriske forutsetninger'!D39)","v":{"v":3.3266666666666667,"d":"3.3"}}]
[{"$f":"Dokumentfangst!A1","v":"DOKUMENTFANGST"}]
[]
["Vurdering av arkivalitetsnivå",{"$nulls":6},{"$f":"IF(H40<1.49,Rapport!B4,IF(H40<2.49,Rapport!F4,IF(H40<3.49,Rapport!J4,Rapport!M4)))","v":"God"},null,{"$f":"H40","v":{"v":3.5384615384615383,"d":"3.54"}},"i gjennomsnitt av 4 oppnåelige poeng."]
[]
[]
[null,"Faktor",{"$nulls":5},"Nivå"]
[null,{"$f":"Dokumentfangst!A5","v":"Dokumentfangst skjer fortløpende"},{"$nulls":5},{"$f":"Dokumentfangst!D18","v":{"v":4,"d":"4.0"}}]
[null,{"$f":"Dokumentfangst!A19","v":"Rutiner for å arkivere informasjon er på plass"},{"$nulls":5},{"$f":"Dokumentfangst!D35","v":{"v":3.076923076923077,"d":"3.1"}}]
[]
[]
[]
[{"$nulls":7},{"$f":"AVERAGE(H35:H39)","v":{"v":3.5384615384615383,"d":"3.5385"}}]
[{"$f":"Tilgjengelighet!A1","v":"TILGJENGELIGHET"}]
[]
["Vurdering av arkivalitetsnivå",{"$nulls":6},{"$f":"IF(H52<1.49,Rapport!B4,IF(H52<2.49,Rapport!F4,IF(H52<3.49,Rapport!J4,Rapport!M4)))","v":"God"},null,{"$f":"H52","v":{"v":4,"d":"4.00"}},"i gjennomsnitt av 4 oppnåelige poeng."]
[]
[]
[null,"Faktor",{"$nulls":5},"Nivå"]
[null,{"$f":"Tilgjengelighet!A5","v":"Dokumentasjonen er tilgjengelig/anvendelig "},{"$nulls":5},{"$f":"Tilgjengelighet!D11","v":{"v":4,"d":"4.0"}}]
[null,{"$f":"Tilgjengelighet!A12","v":"Tilgjengelighet til dagligarkiv hos organet"},{"$nulls":5},{"$f":"Tilgjengelighet!D16","v":{"v":4,"d":"4.0"}}]
[null,{"$f":"Tilgjengelighet!A17","v":"Organets bortsatte arkiv er tilgjengelige"},{"$nulls":5},{"$f":"Tilgjengelighet!D21","v":{"v":4,"d":"4.0"}}]
[null,{"$f":"Tilgjengelighet!A22","v":"Tilgjengelighet til deponert/avlevert arkiv"},{"$nulls":5},{"$f":"Tilgjengelighet!D27","v":{"v":4,"d":"4.0"}}]
[null,{"$f":"Tilgjengelighet!A28","v":"Tilgjengeliggjøring av analogt arkiv"},{"$nulls":5},{"$f":"Tilgjengelighet!D30","v":""}]
[{"$nulls":7},{"$f":"AVERAGE(H47:H51)","v":{"v":4,"d":"4.0"}}]
[{"$f":"Forvaltning!A1","v":"FORVALTNING AV ARKIV"}]
[]
["Vurdering av arkivalitetsnivå",{"$nulls":6},{"$f":"IF(H64<1.49,Rapport!B4,IF(H64<2.49,Rapport!F4,IF(H64<3.49,Rapport!J4,Rapport!M4)))","v":"God"},null,{"$f":"H64","v":{"v":3.625,"d":"3.63"}},"i gjennomsnitt av 4 oppnåelige poeng."]
[]
[]
[null,"Faktor",{"$nulls":5},"Nivå",null,null,"A"]
[null,{"$f":"Forvaltning!A5","v":"Sikring av tilgang over tid"},{"$nulls":5},{"$f":"Forvaltning!D9","v":{"v":4,"d":"4.0"}}]
[null,{"$f":"Forvaltning!A10","v":"Periodisering"},{"$nulls":5},{"$f":"Forvaltning!D15","v":{"v":3.6666666666666665,"d":"3.7"}}]
[null,{"$f":"Forvaltning!A16","v":"Kassasjon"},{"$nulls":5},{"$f":"Forvaltning!D23","v":{"v":3.3333333333333335,"d":"3.3"}}]
[null,{"$f":"Forvaltning!A24","v":"Uttrekk"},{"$nulls":5},{"$f":"Forvaltning!D28","v":3.5}]
[]
[{"$nulls":7},{"$f":"AVERAGE(H59:H63)","v":{"v":3.625,"d":"3.6250"}}]